FAQ

Quels sont les frais que je dois payer en tant que propriétaire d'une copropriété ?

En tant que propriétaire d'une copropriété, des coûts supplémentaires doivent être pris en compte en plus des coûts d'acquisition réels du bien. Il s'agit notamment des coûts suivants :

Avances mensuelles
Paiement unique dans le fonds de caisse (remboursement à la vente)
Paiement annuel dans un fonds de réserve (si existant)
Frais de dossier en cas d'achat/vente
Une contribution de tous les coûts encourus en termes de réparation et de maintien de la valeur du bien (généralement basée sur les millièmes respectifs). Pour les dépenses plus importantes, le syndic procède à un appel de fonds.

Quelles sont les avances mensuelles et comment sont-elles calculées ?

Chaque copropriétaire doit payer les avances mensuelles. Il faut en tenir compte avant d'effectuer un achat. Le montant est déterminé sur base d'un budget annuel qui doit être approuvé par la copropriété lors de l'assemblée générale. Le montant des avances mensuelles est alors calculé sur la base de ce budget et sur base des millièmes de vos lots. En quoi consiste le budget annuel (quels sont les coûts inclus) ? Les frais d'entretien d'ascenseur, l'assurance du bâtiment, le nettoyage des parties communes, les travaux de jardinage, le chauffage, l'eau chaude et l'eau froide, les taxes canal, le syndic, l'électricité des parties communes, les petits entretiens, les poubelles, le service hivernal, ...

Quel est le budget annuel de la Résidence ?

Le budget est la base permettant de calculer les avances individuelles jusqu'à ce que le résultat annuel final soit disponible sous la forme de décompte. Il s'agit d'une estimation de tous les coûts communs pour l'année comptable à venir de la résidence, basée sur les dépenses de l'année précédente. Le budget comprend les frais généraux, tels que le chauffage, l'eau, l'assurance du bâtiment, le concierge, le nettoyage et le service hivernal, divers entretiens ainsi que les frais de la gestion de l'immeuble et les frais de gestion des comptes. À la fin de l'exercice comptable, un relevé de compte est établi. Les excédents seront bien sûr remboursés, les montants manquants doivent être payés en conséquence sur le compte de la copropriété.

Que se passe-t-il si un copropriétaire ne paie pas ses avances ?

Le problème omniprésent de nombreuses copropriétés est le non-paiement des avances de quelques propriétaires. Dans ce cas, le gestionnaire doit agir rapidement et de manière cohérente pour éviter un manque de liquidité. Par le biais de rappels aux propriétaires défaillants, nous essayons, en tant que syndic de l'immeuble, d'exiger le paiement du propriétaire défaillant. Si ces tentatives restent infructueuses, une action en justice est engagée pour recouvrer le paiement.

Qu'est-ce que le décompte annuel et quand est-ce que je le reçois ?

Le décompte annuel des comptes est l'une des tâches essentielle du syndic. L'état annuel des comptes est un état des recettes et des dépenses de l'exercice financier en question. Le moment de l'envoi du décompte dépend de nombreux facteurs individuels :

du moment de la réception du décompte des entreprises concernant l'énergie primaire ; électricité, eau, égouts, etc.
de la date de la lecture annuelle de la société responsable du décompte des frais de chauffage (Brunata / Ista, etc.) pour effectuer le relevé du compteur à la fin de l'année de décompte
de l'exactitude du relevé des frais de chauffage après réception.

Après réception correcte des frais de chauffage, votre décompte individuel est établi dans les meilleurs délais. Ensuite, les comptes sont généralement contrôlés par le conseil syndical de la résidence. Ce n'est que maintenant que le décompte annuel est prêt à être imprimé. En même temps, l'ordre du jour de l'assemblée générale de la copropriété est établi et la réunion elle-même est organisée. Tous les documents, y compris le relevé de compte, sont alors envoyés aux propriétaires.

Qu'est-ce qu'un fonds de réserve, comment est-il calculé et quel est son objet ?

Il s'agit d'un processus d'économie pour des dépenses périodiques ou des réparations importantes, comme par exemple le renouvellement d'un ascenseur, la rénovation d'une façade, un nouveau toit, un nouveau système de chauffage, etc. Ce processus continu d'accumulation de capital vise à garantir que les mesures de rénovation puissent être réalisées sans que les propriétaires individuels ne subissent soudainement des charges financières importantes. Le fonds de réserve est calculé sur la base des millièmes de chaque copropriétaire. Le fonds de réserve est versé sur un compte d'épargne ouvert au nom de la résidence. En règle générale, le paiement est appelé une fois par an par une demande du syndic. Toutefois, les propriétaires sont libres de choisir un versement mensuel à cette fin. Le fonds de réserve est la propriété de la communauté, ce qui signifie qu'en cas de vente, les sommes versées ne sont pas remboursées. Ce n'est que par décision de l'Assemblée générale que l'argent du fonds de réserve peut être utilisé pour des travaux de rénovation importants. Il est important pour un acheteur potentiel de connaître le montant du fonds de réserve avant la décision d'achat et de l'inclure dans le calcul.

Qu'est-ce qu'un fonds de caisse (fonds de roulement), comment est-il calculé, à quoi sert-il ?

Le fonds de caisse est une sorte d'avance sur le compte courant de la résidence pour payer les frais de fonctionnement. Il n'est payé qu'une seule fois sur le compte de la résidence et est remboursable en cas de vente. Le montant est calculé sur base des millièmes de chaque propriétaire.

Mes coordonnées bancaires ont changé, que dois-je faire ?

Chaque propriétaire est responsable du paiement mensuelle de ses avances. Si vos coordonnées bancaires changent, veuillez nous contacter au plus tard après réception de votre décompte annuel afin que nous puissions vous rembourser votre solde créditeur.

Quelles sont les principales tâches du syndic ?

Notre tâche consiste à gérer les biens communs de manière personnelle et transparente. Nous tenons la comptabilité des résidences et organisons tous les travaux de gestion administrative et technique dans l'intérêt des propriétaires. Nous exécutons les décisions des propriétaires et veillons à ce que les biens communs soient correctement entretenus.

Les tâches principales d'un syndic :

La comptabilité :

Encodage de toutes les factures
Gestion courante de la comptabilité
Etablissement du budget prévisionnel
Enregistrement des valeurs de consommation (chauffage, eau, électricité)
Préparation des décomptes annuels individuels
Gestion des avances mensuelles
Gestion des fonds de réserve, appels de fonds pour les travaux exceptionnels
Contrôle des paiements de tous les copropriétaires
Gestion des rappels
Création et mise à jour de toutes les bases de données importantes (propriétaires, locataires, fournisseurs, etc.).
Tenir à jour les coordonnées des copropriétaires, locataires et fournisseurs ainsi que conserver les archives de la copropriété.

Gestion administrative et technique :

Échange d'informations avec le conseil syndical pour une gestion transparente
Organisation et exécution de l'assemblée générale des copropriétés et envoi du procès-verbal de l'assemblée
Assurer les travaux de préservation de votre patrimoine.
Planification, organisation et coordination de tous les travaux de réparation et d'entretien
Préparation et contrôle de tous les contrats avec les fournisseurs, etc.
Assistance technique
Gestion des sinistres
Réactivité dans les situations d'urgence
Faire respecter le règlement de copropriété.
Visites régulières à la résidence
Service d'urgence 7/24

Qu'est-ce qui ne fait pas partie des fonctions d'un syndic de copropriété ?

Toutes les questions, problèmes et décisions concernant la propriété privée ne relèvent pas de la responsabilité de la communauté. Par exemple, les dommages causés aux meubles de l'appartement, etc. Les litiges avec les voisins ou d'autres résidents pour des raisons personnelles ne relèvent pas non plus de la compétence du gestionnaire immobilier.

Qu'est-ce qu'une urgence et comment peut-on joindre le syndic en cas d'urgence ?

En cas d'urgence, nous sommes disponibles 24 heuressur 24 et 7 jours sur 7. Tout d'abord, il convient de noter qu'une question sur le règlement des frais et autres questions administratives ne sont pas une urgence. Si vous découvrez une urgence telle qu'un incendie ou un dégât des eaux, priez de laisser un message sur notre répondeur. Nous vous recontacterons dans les meilleurs délais.
En cas d'incendie, d'inondation, etc., les pompiers / le centre de contrôle doivent être informés immédiatement au 112. ! S'il y a une odeur de gaz dans la maison, veuillez en informer le fournisseur d'énergie immédiatement. Les numéros d'urgence sont généralement indiqués sur le tableau d'information.

Qu'est-ce que la propriété commune ?

La propriété commune comprend toutes les parties de l'immeuble qui peuvent être utilisées par tous les résidents et qui délimitent le bâtiment de l'extérieur ou entre les appartements ou vers les parties communes. La copropriété est responsable de ces pièces et installations, représentée par le syndic de copropriété, et doit prendre en charge les coûts d'entretien et de réparation.

Quel est le rôle du conseil syndical ? Et qui peut être élu ?

En principe, chaque communauté de copropriétaires a un conseil syndical composé de plusieurs copropriétaires nommés par l'assemblée générale ou leurs représentants. Son rôle est non seulement consultatif mais aussi actif, puisqu'il travaille en étroite collaboration avec le syndic. Il a également un rôle de contrôle envers ce dernier. Les membres du conseil syndical sont plus proches des problèmes et des événements de l'immeuble dans lequel ils vivent que les gestionnaires de l'immeuble et peuvent donc alerter dans les meilleures délais en cas de dommages ou d'incidents observés. Cela permet au gestionnaire d'agir de manière plus efficace et plus efficiente.

Les tâches principales sont les suivantes :

Contrôle de la comptablilité
Préparation de l'assemblée générale (date, points à l'ordre du jour, etc.)
Approbation des travaux ou missions dont le montant dépasse un seuil fixé par l'Assemblée générale
Approbation en cas de besoin urgent de travaux/actions (réparations urgentes, etc.)

Peut devenir membre : Le propriétaire, son conjoint ou son représentant légal. Les membres sont élus à la majorité absolue par l'assemblée générale, généralement pour une période d'un an. Un membre peut être réélu à la fin de son mandat et aussi souvent qu'il le souhaite.

Quel est le rôle du commissaire aux comptes ?

Chaque année, l’assemblée générale désigne un ou plusieurs réviseurs des comptes, quel que soit la taille du bâtiment ou de l’immeuble. Tous les copropriétaires peuvent prétendre exercer cette fonction. Généralement, les membres du conseil syndical sont également les commissaires des comptes sauf décision contraire votée en l’assemblée générale. Les membres sont votés à la majorité absolue.

La mission essentielle du commissaire aux comptes est le contrôle de la gestion financière de la copropriété par le syndic. Il vérifie les documents comptables et financiers de la résidence y compris les comptes bancaires. Le rôle se limite au contrôle et à la surveillance de la comptabilité. Il n'est donné décharge au syndic qu’en assemblée générale.

Le contrôle de la comptabilité est essentiel pour s'assurer de la bonne santé financière de la copropriété et pour vérifier la légitimité des frais engagés.

Documents à contrôler :

Extraits bancaires (chaque recette/dépense doit correspondre à une pièce justificative)
Facturier (récapitulatif de l’ensemble des factures)
Comptes fournisseurs (paiement régulier et correct des factures)
Compte copropriétaires (paiement régulier et correct des avances)
Relevé des décomptes par la société de lecture des compteurs
Budget N+1 (estimation du syndic des frais concernant l’année comptable suivante)

Qu'est-ce qu'une assemblée générale, quand et à quelle fréquence a-t-elle lieu et qui peut y assister ?

Généralement, une assemblée générale ordinaire des copropriétaires se tient une fois par an. C'est là que les copropriétaires des différentes unités (appartements, commerces, places de parking) se réunissent pour discuter et voter les différents sujets de la copropriété. En règle générale, l'assemblée est présidée par le gérant. Entre autres, le budget est décidé, le syndic et le conseil syndical sont déchargés, les comptes de l'année écoulée sont acceptés et toute mesure d'entretien, de réparation ou de modernisation sont discutées et décidées. S'il y a des changements spécifiques dans la loi, les propriétaires sont informés en conséquence. En cas d'urgence, une assemblée extraordinaire des propriétaires peut également être convoquée afin d'agir le plus rapidement possible. Cela est particulièrement utile dans le cas de mesures de réparation/entretien importantes. Tous les points discutés et convenus sont enregistrés et un procès-verbal est envoyé à tous les propriétaires, y compris ceux qui n'étaient pas présents.

Que faire si je ne peux pas venir à l'AG ? Qui peut me représenter ?

Si vous ne pouvez pas assister à l'assemblée générale, vous pouvez donner une procuration à une personne de votre choix, y compris le syndic. L'invitation à la réunion comprend déjà un formulaire de procuration, qui doit être remis au syndic avant la réunion.

Qu'est-ce qu'un AGE et quand aura-t-elle lieu ?

En cas d'urgence, une assemblée extraordinaire des propriétaires peut également être convoquée afin d'agir le plus rapidement possible. Cela est particulièrement utile dans le cas de mesures de réparation ou de maintenance aiguës. Les mêmes règles juridiques s'appliquent que pour l'assemblée générale ordinaire.

Comment les décisions sont-elles prises, combien de millièmes sont nécessaires pour qu'une décision soit juridiquement contraignante ?

Les modalités de vote ont été définies par la loi. Aucune autre « règle du jeu » n’est valable De ce fait ce sont les mêmes règles qui sont appliquées par toutes les copropriétés luxembourgeoises, quelles que soient l’implantation ou la taille des copropriétés. Toute décision pour être valable doit être prise dans le cadre de l’assemblée générale. Un choix fait en dehors de l’assemblée est nul. Donc seule une assemblée générale, régulièrement convoquée, a le pouvoir de décider. Chaque copropriétaire d’un lot a le droit de participer ; nul ne peut l’empêcher d’exercer ce pouvoir de prendre part aux décisions de la copropriété.

S’il est matériellement empêché il peut déléguer ses pouvoirs en désignant un mandataire, qui pourra s’exprimer et voter pour son compte. La règle est que chaque propriétaire concoure à la décision en fonction de ses millièmes.

Le vote s’effectue, en fonction de l’ordre du jour communiqué avec la convocation, par le syndic. Il n’est pas possible de se déterminer sur une question qui n’aurait pas été préalablement inscrite à l’ordre du jour. Le vote se fait par résolution, et les conditions pour qu’il soit positif peuvent varier correspondent à des exigences de majorités différentes, déterminées par la loi. À l’ordre du jour de l’assemblée générale, est spécifiée la « majorité » requise pour le vote de chaque résolution.

Les différents votes possibles :

La majorité simple
majorité absolue
la double majorité
L’unanimité

ATTENTION : la situation actuelle de la corona permet de s'écarter des réglementations mentionnées ci-dessus

Je souhaite louer mon appartement (lots), que dois-je faire ?

S'il y a lieu un changement de locataire , nous avons besoin de toutes les données relatives à ce processus :

Nom et prénom du nouveau locataire
Coordonées (téléphone, adresse électronique, etc.)
Date d'entrée / début du contrat

Nous fournirons également un exemple de décompte annuel locataire, qui reprend les coûts du locataire. Cela peut être utilisé pour préparer votre calcul annuel. Il faut cependant respecter ici toutes les conditions contractuelles qui ont été convenues entre le locataire et le propriétaire et dont nous n'avons pas connaissance en tant que gestionnaire de biens immobiliers.

Je veux vendre mon appartement (lots), que dois-je faire ?

Si un changement de propriétaire est en cours, nous avons besoin de toutes les données relatives à ce processus :

Les détails de la nouvelle adresse afin de pouvoir signifier les futurs documents tels que la dernière déclaration, etc.
Date du changement de propriétaire
Copie de l'acte notarié
le nom et le prénom du nouveau propriétaire

Le changement doit également être communiqué auprès de la commune, des fournisseurs responsables tels que les fournisseurs d'énergie, les fournisseurs d'Internet, etc. Ceci doit être effectué par les anciens ou les nouveaux propriétaires. Nous nous occupons des relevés des compteurs de chauffage, d'eau chaude et froide pour l'établissement des décomptes individuelles, que vous recevrez après la fin de l'exercice comptable en cours.

J'ai acheté un appartement / je suis le nouveau propriétaire, quelles sont les prochaines étapes ?

Si vous êtes le nouveau propriétaire d'un appartement ou d'autres lots d'un bâtiment résidentiel, veuillez nous contacter dès que possible. Pour enregistrer et préparer tous les coûts individuels, nous avons besoin de toutes les données concernant ce processus. :

Nom, prénom, adresse du nouveau propriétaire
Coordonnées (téléphone, adresse électronique, etc.)
Copie de l'acte notarié, de l'acte de vente ou du contrat de vente comme preuve. Vous trouverez un formulaire dans notre zone de téléchargement.

Vous recevrez rapidement de notre part toutes les informations et demandes de paiement nécessaires (demande d'avances mensuelles, budget annuel en cours, copie de la dernière Assemblée générale, etc.).

Que faire en cas de perte de clés ?

Dans la plupart des résideneces, un système de sécurisé est installé. Si vous avez besoin de clés ou de cylindres de fermeture supplémentaires, le propriétaire peut les commander par l'intermédiaire du syndic. Si une clé est volée ou perdue, signalez immédiatement la perte à votre propriétaire et au syndic de l'immeuble. En cas de vol, nous vous recommandons de signaler le vol à la police.

Les travaux sur les parties communes peuvent-ils être effectués sans accord de la copropriété ?

Non ! Les dommages ou les défauts du bien commun doivent être signalés au syndic. Nous nous en occuperons immédiatement et prendrons les mesures nécessaires, en tenant compte de tout contrat de maintenance et de toute demande de garantie. Si un fournisseur est commandé sans accord préalable de la communauté, la facture n'est pas prise en charge par la copropriété et doit être payé par le demandeur.

Qu'est-ce que l'assurance bâtiment ? Ma propriété privée est-elle assurée ou dois-je souscrire une assurance complémentaire ? Mes locataires sont-ils assurés également ?

L'assurance de copropriété est l'assurance souscrite par la copropriété pour couvrir les dommages liés aux parties communes et à l'immeuble. L'assurance bâtiment, également appelée assurance incendie, couvre le bâtiment contre les dommages matériels causés par le feu, les dégâts des eaux, la foudre, l'explosion, la grêle, etc.

Les couvertures individuelles dépendent du contrat et de la compagnie d'assurance. Le titulaire de la police est la copropriété. Cela signifie que la copropriété et les propriétaires individuels sont couverts.

Les locataires ne sont pas couverts par cette assurance. En tout état de cause, ils sont tenus de souscrire une assurance responsabilité civile des locataires.

L'assurance couvre les parties communes et privées et doit couvrir l'ensemble du bâtiment, y compris les dépendances, les extensions, les garages, etc. Le contenu n'est pas assuré. Il est important pour chaque copropriétaire ou résident d'assurer son propre contenu.

L'assurance est acceptée par une résolution adoptée à la majorité requise de l'assemblée générale. Les contrats / suppléments sont signés par le syndic de l'immeuble et les primes sont payées (généralement annuellement) par celle-ci depuis le compte de la résidence.

Le contenu est-il assuré ?

Le contenu de l’appartement ne fait pas partie du contrat d’assurance du bâtiment. Chaque propriétaire doit assurer lui-même son propre contenu de l’appartement pour être remboursé en cas de sinistre.

La situation est différente en cas de dommages dont l'origine provient du bâtiment (par exemple, les dégâts à cause d'un défaut de tuyau) ou la faute d'un tier. Dans ce cas, l'assurance du bâtiment / de l'auteur du dommage doit payer la valeur réelle du mobilier endommagé.

Le cas spécial de la cuisine …

Si en tant que propriétaire, vous y habitez vous-même, vous devez assurer votre cuisine dans votre assurance mobilier.

En tant que locataire, vous êtes tenu de souscrire une assurance responsabilité civile des locataires.

Vous pensez sans doute que la cuisine de votre logement est assurée par le propriétaire ? Erreur !
Le locataire se doit de l’assurer dans son contenu.

Imaginez maintenant que votre friteuse prenne feu. Vous maîtrisez heureusement les flammes en quelques minutes mais la hotte, le plan de travail, les placards et les plaques de cuisson sont endommagés. Le montant des réparations s’élève à 4000 €. Si la cuisine n’a pas été évaluée au moment de souscrire votre assurance logement, vous risquez de devoir en rembourser une partie de votre poche.

Généralement la valeur d’une cuisine équipée représente près du tiers du contenu d’un appartement.